Datenschutzerklärung

Gültig ab: 8. Mai 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

JQuad OHG
Josephsplatz 8
90403 Nürnberg
E-Mail: info@jquad.de
Telefon: +49 176 24079008

2. Übersicht der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. JQuad AI Assistant (Outlook Add-in)

Unser Outlook Add-in „JQuad AI Assistant" verarbeitet folgende personenbezogene Daten, wenn ein Nutzer das Add-in nutzt:

a) E-Mail-Inhalte zur Verarbeitung

• Verarbeitete Daten: Betreff, Absender, Empfänger, Textinhalt, Anhänge und Metadaten der aktuell ausgewählten E-Mail
• Zweck: Bereitstellung der KI-gestützten Funktionen (E-Mail-Klassifizierung, Zusammenfassung, Antwortvorschläge, Aufgabensextraktion)
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — die Datenverarbeitung ist zur Erbringung der vom Nutzer angeforderten Leistung erforderlich
• Speicherdauer: E-Mail-Inhalte werden nicht dauerhaft gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt in Echtzeit und die Daten werden nach Abschluss der Anfrage sofort gelöscht.

b) Authentifizierungsdaten

• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, Benutzer-ID (über Microsoft Azure AD / Keycloak)
• Zweck: Authentifizierung und Autorisierung der Nutzer, Sitzungsverwaltung
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Speicherdauer: Authentifizierungsdaten werden in unserem Identity-Provider (Keycloak) gespeichert, solange der Nutzer ein aktives Konto hat. Sitzungsdaten (JWT-Tokens) haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer.

c) Microsoft Graph API

• Verarbeitete Daten: Kalenderdaten, Dateizugriff (OneDrive/SharePoint) — nur wenn der Nutzer diese Funktionen aktiv nutzt
• Zweck: Dateianhänge herunterladen und analysieren, Kalendertermine erstellen
• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — der Nutzer erteilt die Einwilligung über den Microsoft OAuth-Dialog
• Speicherdauer: Graph-Zugriffstoken werden nur temporär im Browser gespeichert und nach Ablauf automatisch gelöscht

4. Server-Infrastruktur

Unsere Server-Infrastruktur befindet sich innerhalb der Europäischen Union (Deutschland). Die Datenverarbeitung erfolgt auf eigenen Kubernetes-Clustern in deutschen Rechenzentren. Eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.

5. Einsatz von Cookies

Unsere Webseite und unser Outlook Add-in verwenden folgende Arten von Cookies bzw. lokalen Speichermechanismen:

• Authentifizungscookies/-tokens: Speicherung von Sitzungsdaten (JWT-Tokens) im localStorage des Browsers zur Aufrechterhaltung der Benutzersitzung. Diese Daten sind für die Funktion des Add-ins zwingend erforderlich.
• MSAL-Cookies: Der Microsoft Authentication Library (MSAL) speichert Authentifizierungsdaten im localStorage, um die Anmeldung bei Microsoft-Diensten zu ermöglichen.

Diese Speichermechanismen sind technisch notwendig und werden nicht für Tracking- oder Werbezwecke eingesetzt.

6. KI-Verarbeitung (Large Language Models)

Die KI-gestützte Verarbeitung der E-Mail-Inhalte erfolgt über eigene, selbst gehostete KI-Modelle auf unserer Infrastruktur in Deutschland. E-Mail-Inhalte werden nicht an externe KI-Dienste (wie z. B. OpenAI, Google, etc.) übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Servern.

7. Protokollierung (Logging)

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst der Server automatisiert Informationen und speichert diese in sogenannten Server-Log-Dateien:

• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (verkürzt)

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@jquad.de

9. SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

11. Fragen an den Datenschutzbeauftragten

Fragen an den Datenschutzbeauftragten richten Sie bitte an:
info@jquad.de

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